Автоматизация процесса ввода бонусов и премий существенно упростила работу: теперь ответственный сотрудник вносит и контролирует изменения бонусов и премий только для должностей, а значения для сотрудников формируются автоматически.
Также мы позаботились о том, чтобы изменения не повлияли на существующий функционал, и адаптировали связанные модули под новые доработки.
Формирование схем выплат бонусов, оценка персонала по KPI, расчет и утверждение премий — это трудоемкий процесс, особенно для компаний с численностью персонала от 5000 человек. Передвижение сотрудников по должностям, отпуска, декреты и возвращения требуют точного учета, корректных расчетов и минимизации ошибок.
Ниже приведен пример, как мы помогли клиенту автоматизировать процесс начисления премий и бонусов от планирования до оценки результатов в 1С:ЗУП.
Заказчик
Международная логистическая компания — один из ключевых игроков российского рынка логистики. Фирма предоставляет полный спектр услуг по управлению цепочками поставок: складирование, транспортировку всеми видами транспорта, упаковку и фасовку, таможенное оформление. Численность сотрудников — 5000 человек.
Задача: Автоматизировать премирование в 1С:ЗУП
Ситуация
В базе заказчика данные о бонусах и некоторых премиях вводились вручную для каждого сотрудника.
Для учета бонусов применялся периодический регистр сведений. Чтобы добавить бонус, пользователь в карточке сотрудника вручную запускал соответствующий регистр и создавал запись. Значения премий хранились в «Дополнительном сведении сотрудника» с типом «дополнительное значение» и выбирались из заранее заданного списка. Этот список определялся непосредственно в «Дополнительном сведении».
Для установки значения премии пользователь открывал в карточке сотрудника список дополнительных сведений и выбирал необходимое значение в нужной строке.
Задачи
- Организовать хранение бонусов и премий с учетом разных должностей.
- Автоматизировать процесс ввода и обновления бонусов и премий, учитывая смену должности и декретные отпуска сотрудников.
Реализация
Сначала мы подробно проанализировали текущую схему использования, ввода и редактирования бонусов и премий, а также структуру хранения данных. Выяснилось, что бонусы и премии отражались в разных местах (регистр сведений и дополнительное сведение), поэтому мы перестроили структуру регистра сведений так, чтобы все данные по сотруднику хранились централизованно.
Доработали периодический регистр сведений, в котором хранится информация о бонусах и премиях для должностей. При внесении записи в регистр выполняется проверка по всем сотрудникам на соответствующую дату — если новые бонусы и премии отличаются от текущих, создается новая запись по сотруднику. Для удобства доступ к регистру реализован через элемент справочника «Должности» с гиперссылкой (рис. 1).
Кроме того, при проведении кадровых документов («Прием на работу», «Прием на работу списком», «Кадровый перевод», «Кадровый перевод списком») выполняется такая же проверка, и при изменениях создаются новые записи по сотрудникам.
Важно было учесть, что данные из исходного регистра и дополнительного сведения использовались в расчетах и отчетах, поэтому потребовался дополнительный анализ и доработка всех мест их применения.
! В процессе работ возникли новые требования: функционал должен работать только с сотрудниками на основном месте работы и только с определенными организациями. Условие по виду занятости было встроено в код, а в отношении организаций сделали гибкую настройку через дополнительное сведение с типом «Булево значение».
Перечень бонусов и премий реализовали через справочники, что позволяет добавлять новые типы бонусов в будущем.
По завершении доработок мы провели заполнение обновленного регистра и ручной перенос значений премий из дополнительного сведения в регистр по сотрудникам:
- Пользователи вручную заполнили обновленный регистр для аудита актуальных значений. Во время этого процесса автоматическое создание записей через «Дополнительное сведение» было временно отключено для всех организаций.
- Перенос значений премий был произведен вручную, так как количество сотрудников с заданными премиями было небольшим.
