Заказчик осуществил не просто миграцию данных между системами, а провел стратегическую трансформацию финансовых и HR-процессов.
Данные успешно перенесены в отдельную конфигурацию 1С:ЗУП, готовая к полноценной работе с 1 декабря.
Внедрены специализированные отчеты по учету НДФЛ для нерезидентов.
Все печатные формы доработаны под требования внутреннего регламента.
Реализовано автоматическое заполнение отчётности для военкоматов.
Ключевые пользователи прошли обучение для эффективной работы в новой системе.
Задача: переход с 1С:УПП на 1С:ЗУП без остановки бизнеса
Конфигурация: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП)
Заказчик: Крупнейший застройщик Новосибирска
Описание ситуации
К нам обратился лидер новосибирского рынка жилищного строительства с штатом свыше 800 сотрудников, включая иностранных специалистов (нерезидентов РФ). Компания стояла перед сложной задачей: перенести кадровый учет и расчет заработной платы из 1С:УПП в отраслевую 1С:ЗУП не с начала нового года, что является стандартной практикой, а в середине отчетного периода — по состоянию на 1 декабря. Такой подход позволил бы кадровым и расчетным специалистам в течение декабря освоить новую систему параллельно с ведением учета в привычной 1С:УПП, обеспечив беспрепятственную сдачу годовой отчетности уже из 1С:ЗУП.
Дополнительно требовалось решить нетривиальные задачи налогового учета: обеспечить корректный расчет НДФЛ для нерезидентов, при котором компания выступает налоговым агентом (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 2 ст. 226 НК РФ), и организовать механизм контроля для последующего возврата налога в случае изменения их статуса (п. 2 ст. 207 НК РФ). Для этого необходим был отчет, автоматически группирующий сотрудников-нерезидентов по ставкам налогообложения и срокам пребывания в РФ.
Задачи:
- Корректный перенос данных по кадровому учету и расчету заработной платы из 1С:УПП в 1С:ЗУП на актуальное состояние на 1 декабря.
- Организация контроля уплаты и возврата НДФЛ для сотрудников-нерезидентов РФ.
- Доработка печатных форм в соответствии с внутренним регламентом компании.
- Автоматизация отчётности для военкоматов.
Стратегические цели, которые преследовал заказчик, принимая решение о переходе:
- Повышение операционной эффективности и снижение рисков
— Отказ от устаревшей конфигурации 1С:УПП в части расчета заработной платы и кадрового учета
— Внедрение специализированного решения 1С:ЗУП
- Централизация и стандартизация HR-процессов
- Обеспечение соответствия законодательству и внутренним регламентам компании (compliance)
- Создание масштабируемой системы для будущего роста
- Снижение операционных издержек в долгосрочной перспективе
Реализация проекта
Работа началась с глубокого предпроектного обследования. Мы детально проанализировали кадровый блок и процессы расчета зарплаты, включая:
- Блок «Кадры»: интервью с кадровиком для фиксации всех используемых документов, существующих доработок и пожеланий по их модификации.
- Блок «Зарплата»: опрос расчетчика для построения хронологии проведения документов, анализа схем оплаты труда, резервов, сложных случаев по НДФЛ и отчетности. Особое внимание уделили специфике расчета НДФЛ для нерезидентов.
Ключевой вызов — уложиться в жесткие сроки до 1 декабря. Для безупречного переноса исторических данных была разработана специальная обработка для переноса данных в формате XML. Она обеспечила миграцию полного кадрового архива и необходимых расчетных данных (за два года, как минимум).
После полного закрытия расчетов за ноябрь в 1С:УПП, мы выполнили тестовый перенос в чистую, предварительно настроенную базу 1С:ЗУП и продемонстрировали результат переноса заказчику. Рабочий перенос был проведен в выходные дни, чтобы не прерывать операционную деятельность компании.
На следующем этапе мы выполнили тщательную выверку перенесенных данных, исправили выявленные проблемные места и добились полного соответствия информации по каждому сотруднику между старой и новой системами, что было подтверждено заказчиком. Финальным шагом стали доработки функционала: реализация требуемых печатных форм, отчетов по НДФЛ и автоматизация отчетности для военкоматов.
Итог проекта
Заказчик осуществил не просто миграцию данных между системами, а провел стратегическую трансформацию финансовых и HR-процессов. Вместо устаревшей, рискованной и неэффективной системы было внедрено современное, стандартизированное и масштабируемое решение, которое не только снижает операционные и регуляторные риски, но и создает основу для устойчивого роста бизнеса.
Все работы были выполнены в оговоренные сроки. Заказчик принял проект и успешно сдал годовую отчетность из новой системы 1С:ЗУП. Компания осталась на нашем дальнейшем сопровождении.
