Интеграция Медиалог и 1С: кейс автоматизации отчетности для клиники

Задача: Автоматизация сборки отчетов по управленческому учету в части выручки.  Интеграция Медиалог и 1С:Бухгалтерия предприятия

Конфигурация: 1С:БП 3.0

Информационные системы: МИС «Медиалог» (MSSQL)

Заказчик: крупный медицинский центр (сеть клиник, 50+ кабинетов, 200+ сотрудников)

Описание ситуации

До автоматизации процесс формирования управленческой отчетности в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 представлял собой трудоемкую ручную операцию. Медицинская информационная система «Медиалог» использовалась для регистрации пациентов, учета оказанных услуг и финансовых операций по каждому центру.

Бизнес-проблема: Руководству требовались ежемесячные управленческие отчеты (по филиалам, по направлениям, анализ выручки по услугам, рентабельности отделений), но данные в «1С» и «Медиалоге» существовали изолированно. Оперативно получить актуальные данные было практически невозможно.

Боль пользователя (Главного бухгалтера):
Для подготовки отчета финансовому директору бухгалтер была вынуждена выгружать из «Медиалога» 3 различных регламентных отчета в Excel:

• отчет по услугам
• отчет по оплатам
• отчет по назначениям

Далее следовал многоэтапный процесс:

• «склеивание» таблиц по принципу ВПР (VLOOKUP)
• ручная сверка расхождений
• фильтрация данных
• ввод в отдельную Excel-надстройку для управленческого учета
• отдельное внесение результатов в 1С:Бухгалтерию

Трудозатраты: 24 человеко-часа ежемесячно (3 полных рабочих дня).

Риски: Высокая вероятность ошибки при переносе данных, устаревание данных к моменту их внесения в 1С: Бухгалтерия.

Задачи

• Организовать автоматическое заполнение 5 отчётов по выручке регламентным заданием между системами «Медиалог» (SQL) и «1С:Бухгалтерия».
• Исключить «человеческий фактор» при формировании управленческих отчетов.
• Сократить время закрытия управленческого учета с 24 часов до полного невмешательства бухгалтера в процесс.

Реализация 

Командой разработки был проведен аудит существующей структуры данных «Медиалог» и разработан двухконтурный механизм обмена.

Архитектура решения:

• Промежуточный слой: Разработан набор оптимизированных запросов для каждого отчета, которые напрямую обращаются к базе данных «Медиалог» в режиме «только чтение». Это гарантирует безопасность исходной системы.
• Трансформация данных: Выгрузка данных об оказанных услугах, в разрезе: медцентров, направлений деятельности и статей бюджетов доходов и расходов.
• Маппинг (сопоставление) Статей, центров, направлений деятельности из «Медиалога» с направлениями в «1С». Автоматическое создание новых статей, центров и направлений деятельности, если такие появляются в базе-исходнике.
• Настройки: Реализованы настройки услуг по каждому направлению деятельности в разрезе каждого центра и статьи БДР
• Исключения: Реализованы настройки по исключаемым направлениям деятельности

Загрузка в 1С:

Создана обработка «Загрузка данных из Медиалог», запускающаяся по регламентному заданию 1 числа каждого месяца в 03.00.

Данные загружаются в специализированный регистры сведений, минуя типовые регистры (чтобы не засорять регламентированный учет).

Результат

Внедрение интеграции полностью изменило процесс закрытия управленческого периода.

Количественный результат:

Качественные изменения

Цитата бухгалтера:
Раньше слово «выручка» вызывало у меня дрожь. Мне приходилось буквально жить в Excel трое суток, перепроверяя каждую цифру. Особенно тяжело было ловить расхождения, когда пациент оплатил одно, а услугу ему оказали другую. Теперь я ничего не делаю ни в Медиалоге, ни в 1С, а у меня в 1С заполнены все отчеты. Я могу посвятить время анализу цифр, а не их поиску.

Технический результат для компании:
Руководство теперь получает оперативную информацию сразу в 1 день нового месяца, вместо 7-10-го, что позволяет быстрее реагировать на изменения — корректировать стоимость услуг или выявлять неэффективную работу центров.